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    2. 律師隨筆 | 公司印章失控的防患與挽救(二)

      發布時間:2020-12-11 09:19:47

      作者:浙江啟嘉律師事務所

      公司員工私自蓋章,公司仍需承擔法律后果

       

      閱讀提示

      我國公司法并沒有規定公司印章由誰管理,但公司管理規定中通常會制定關于印章的管理規定,有印章管理職責的通常有公司總經理、公司副總經理、印章管理員。那么,當出現公司員工持公司印章私自對外在文件上蓋章,公司需要對該行為承擔法律后果嗎? 

       

      裁判要旨

      公司印章對外代表公司的意志,是公司法人的具體表象,公司員工手持公章與他人簽訂協議書時,對方有理由相信該員工系有權代表被告簽訂相關的協議,該行為構成表見代理,其簽訂的合同責任應由公司承擔,所簽訂的合同成立。

       

      案情簡介

      1.陳某系紹興某網絡科技有限公司員工,其利用職務之便于2018年9月25日私下與周某簽訂《投資協議書》,約定由該公司投資設立一家美容院,由周某出資100000元,在美容院中占5%股份,該協議上加蓋了公司公章。

      2.周某依約向陳某支付了100000元投資金,陳某以公司名義向陳某出具收款收據。

      3.后陳某發現該項目并不存在,也未領取到投資協議書中約定的分紅,遂起訴到紹興市柯橋區法院。

      4.一審柯橋區法院判決:撤銷原告周某與被告紹興某網絡科技有限公司于2018年9月25日簽訂的《投資協議書》;被告公司于本判決生效之日起十日內返還原告投資款并支付利息。

       

      實務經驗總結

      現實中有些公司的企業主或業務人員隨身攜帶公章、合同章的現象也不在少數,特別在建筑工程領域,多個投標業務人員各自攜帶一枚相同的公章、法定代表人印章、合同章奔波于各大開標會議現場。這些行為極易產生《合同法》第49條表見代理的法律后果,給企業帶來不必要的訴訟甚至是毀滅性的打擊。究其原因:一方面,隨身攜帶公司印章確實為了日常商務活動的靈活經營需要;另一方面,也反映出我們的企業對印章管理的不規范。

      因印章產生的糾紛主要來自兩方面:一是公司對印章管理的不規范;二是公司股東事先對印章的管理約定不明。本期我們就公司日常運營過程中通過制定印章的管控、使用制度,以此杜絕和防范印章失控的發生。

       

      1、印章的日常保管制度。公司印章采取分級保管、分類保管、專人保管,并在部門職責、崗位職責中予以明確。將印章領取、保管、使用落實到具體部門、具體人員,不得隨意委托他人保管。

       

      2、印章的日常使用制度。公司要制定日常用印管理制度,明確公司各印章管理、使用部門的職責,明晰印章刻制、使用的業務流程,做到印章使用的作業流程與制度相匹配。要加強對印章管理崗位人員的安全教育,印章管理崗位人員可通過簽訂崗位職責說明書,法律風險崗位承諾書,因印章問題導致公司承擔賠償責任的追償權在承諾書中予以明確,不斷提高印章管理的技能和法律風險防范意識。在日常工作過程中,印章管理人員應該做到親自蓋章、章不離開視線、用完及時收存等常規用印操作。

       

      3、印章的日常登記制度。公司其他部門或人員申請使用印章的,必須按印章管理規定進行申請并履行審批程序,經過批準后方可用印。印章管理人員對用印文件要認真審查,審核與申請用印內容、用印次數是否一致,不能讓他人代為用印,建立統一的印章使用登記臺賬。公司應定期對印章使用臺賬的登記情況等進行檢查,發現問題及時采取相應措施。

       

      4、印章的借用外出制度。公司印章原則上不得帶離經營場所,借用印章外出應實行申請報告制度,填寫印章借用申請表報公司負責人進行審批,有條件的應該由印章保管人員跟隨借用人員進行專人全程陪同。印章借用外出完畢,及時報備收存。

       

      5、印章的移交銷毀制度。當發生印章保管人事變動、公司股權變更、公司名稱變更、公司合并、分立、解散等需要進行印章交接的情形時,雙方應確定交接的時間、地點,并由指定的人員完成印章的交接。對需要封存、銷毀的印章,現場進行封存、銷毀。明確移交前、后使用印章的相關法律文件所產生的全部后果和法律責任承擔主體。

       

      6、印章的遺失補辦制度。印章保管人員一經發現遺失,及時向公司報告,切忌拖延,提前準備相關材料,向主管的市場監管部門申請掛失,并向主管公安機關申請掛失補刻公章,及時和業務往來單位信息互通,告知客戶,規避風險。

       

      公司建立起一套符合本企業特質的行之有效的印章管理制度,這將成為公司日常風險防控的重要一環。作為公司權力的象征,在公司設立之初,亦或者是公司股權結構發生變動后,股東對公司印章的事先約定將成為我們日后防止印章糾紛、減少訴訟的最重要一環。

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